Quy Trình Giao Hàng Xuất Khẩu Bằng Đường Biển

Hiện nay, có rất nhiều khách hàng là doanh nghiệp xuất khẩu vẫn còn gặp phải các vướng mắc trong Quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển, chuẩn bị giấy tờ, thủ tục hải quan.

Bước 4: Chuẩn bị hàng hóa xuất khẩu

Sau khi kiểm tra xác nhận thanh toán của khách hàng thì nhà xuất khẩu cần tập trung vào chuẩn bị hàng hóa cho xuất khẩu. Trên thực tế nhà xuất khẩu có thể là nhà sản xuất hoặc thương nhân nên nghiệp vụ chuẩn bị hàng để xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển cũng rất đa dạng.

Trường hợp 1: Hình thức thu mua để xuất khẩu

Các bước cần làm để có được hàng hóa là:

Trường hợp 2: Gia công chế biến xuất khẩu.

Trường hợp 3: Liên doanh liên kết để xuất khẩu.

Các bước chuẩn bị hàng xuất là:

Chú ý: Trong bước này nhà nhập khẩu thường yêu cầu trong hợp đồng giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O), Invoice.

Hàng hóa xuất khẩu thường có tiêu chuẩn cao theo các tiêu chí quốc tế nên khi hàng hóa được sản xuất hay chế biến xong cần phải có sự kiểm tra đánh giá để có các chứng thư chứng nhận về chất lượng và số lượng hàng hóa.

Mặt khác giấy chứng nhận về chất lượng và số lượng về lô hàng xuất khẩu thường được quy định là một trong các chứng từ thanh toán cần xuất trình cho ngân hàng thanh toán.

⇒ Do đó các nhà xuất khẩu sẽ phải thực hiện nhiệm vụ kiểm tra hàng hóa xuất khẩu để phát hành chứng thư.

Tùy theo quy định về người ký phát chứng thư về chất lượng và số lượng của lô hàng xuất khẩu bằng đường biển mà các nhà xuất khẩu sẽ tổ chức nghiệp vụ này theo 2 cách sau:

Trường hợp 1: Nhà xuất khẩu tự kiểm tra và phát hành chứng thư

Trường hợp 2: Chứng thư do cơ quan thuê ngoài cấp

Các bước cần làm để có được chứng thư:

Chú ý: Trong bước chuẩn bị hàng xuất hiện giấy chứng nhận về số lượng, chất lượng.

Nghiệp vụ này thường do các điều kiện và cơ sở giao hàng quyết định nghĩa vụ, chi phí và chuyển rủi ro hàng hóa. Nghĩa vụ thuê tàu (nếu có) đối với nhà xuất khẩu thuộc về các điều kiện thuộc nhóm C, D trong Incoterms.

Về cơ bản thực hiện việc thuê vận chuyển chặng chính sẽ phải thực hiện những bước sau:

Chú ý: Trong bước này sẽ xuất hiện vận đơn đường biển Sea way bilL

Việc mua bảo hiểm (nếu có) cũng không phải là bắt buộc đối với nhà nhập khẩu. Trong các điều kiện mua bán theo các điều kiện CIF, CIP nhà xuất khẩu mới thực hiện nghiệp vụ mua bảo hiểm.

Để mua được bảo hiểm nhà xuất khẩu phải có hợp đồng ngoại thương và các chưng từ liên quan đến việc giao hàng theo hợp đồng đó.

Vì vậy cần xem xét kỹ hợp đồng và thư tín dụng để thực hiện các nghiệp vụ sau:

Trước khi giao hàng lên phương tiện vận tải người xuất khẩu cần phải khai báo hải quan cho các điều kiện cơ sở giao hàng nhóm F, C, D. Thực hiện việc thông quan hàng hóa theo quy định của quốc gia sở tại.

Đối với Việt Nam việc thông quan hàng hóa cần phải xuất trình các chứng từ hải quan bao gồm:

Quy trình và nghiệp vụ khai báo và thông quan hàng hóa bao gồm:

(1): Mua tờ khai và khai báo theo mẫu quy định(không dùng bản sao hay tẩy xóa).

(2): Nộp tờ khai và đang ký đợi kiểm hóa.

(3): Nhận thông báo kiểm hóa vận chuyển hàng đến địa điểm kiểm hóa.

(4): Ký xác nhận chủ hàng vào tờ khai, để hải quan kẹp chì, xin xác nhận hàng đã kiểm của hải quan và nhận thông báo thuế nếu có.

Nghiệp vụ vận chuyển chặng chính sẽ liên quan đến cách giao hàng của nhà xuất khẩu. Căn cứ vào việc lưu kho, lưu bãi sẽ có hai cách giao hàng xuất khẩu như sau:

Trường hợp 1: Đối với hàng phải lưu kho, lưu bãi nhà xuất khẩu giao hàng cho chủ kho hay chủ cảng và sau đó chủ kho hay chủ cảng chủ động giao hàng lên tàu.

Trường hợp 2: Đối với hàng xuất khẩu không cần lưu kho lưu bãi hãy giao trực tiếp cho hãng tàu vận chuyển

Căn cứ vào việc gửi hàng theo phương thức đóng cont cũng có hai phương thức là gửi hàng nguyên cont và gửi hàng lẻ

Trường hợp 1: Nhà xuất khẩu gửi hàng nguyên cont sẽ thực hiện những nghiệp vụ sau

Trường hợp 2: Nhà xuất khẩu gửi hàng lẻ cũng thực hiện các bước như đóng hàng nguyên cont nhưng cần bỏ sung cách giao hàng không dùng nguyên vỏ cont

Hàng hóa sẽ giao cho người chuyên chở để gom hàng đóng cont tại địa điểm của hãng vận chuyển hay đại lý ấn định.

Người chuyên chở xếp cont lên tàu và ký phát vận đơn cho người gửi hàng.

Gửi chứng từ cho người mua hàng nước ngoài

Cuối cùng, bạn cần gửi cho người bán bộ chứng từ gốc và file scan qua email để  người mua chuẩn bị trước những bước cần thiết cho quá trình nhập khẩu.

Vậy là đã xong các bước của quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển. Qua bài viết này, hi vọng bạn sẽ hiểu hơn về ngành xuất nhập khẩu nói riêng và logistics nói chung.

Vận tải quốc tế bằng đường biển là hình thức vận chuyển hàng hóa có từ lâu đời và được sử dụng rất phổ biến hiện nay. Vì vậy ở nước ta việc xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển thường được lựa chọn làm phương thức vận chuyển cho lô hàng xuất – nhập khẩu.

Vậy vận tải quốc tế bằng đường biển có đặc điểm gì và quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển như thế nào? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết qua bài viết dưới đây.

Đóng gói hàng, ký hiệu chuyên chở

Có 2 phương án là đóng gói hàng tại kho và đóng gói hàng tại cảng:

.Lô hàng cần phải được ghi đầy đủ các thông tin bào gồm: tên mặt hàng, nước sản xuất, trọng lượng tịnh, trọng lượng bì, các ký hiệu hướng dẫn vận chuyển.

Quy trình đóng hàng tại cảng đòi hỏi nhiều giấy tờ và thủ tục hơn tuy nhiên về cơ bản có hình thức tương tự đóng hàng tại kho.

.Cần chuẩn bị bộ chứng từ để làm thủ tục xuất khẩu, bao gồm:

Chi tiết các bước thủ tục và hồ sơ hải quan, bạn có thể tìm hiểu trong bài viết về cách làm thủ tục hải quan.

Với điều kiện FOB, thì sau khi hoàn thành các thủ tục trên thì người bán cơ bản đã hoàn thành nghĩa vụ của mình. Còn nếu công ty bạn xuất CIF thì cần thêm các bước sau:

Gửi SI cho hãng tàu, xác nhận nội dung B/L, nhận B/L gốc (nếu có)

Sau khi hàng hóa đã về cảng và hoàn tất thủ tục hải quan, người bán cần gửi chi tiết  Bill, hay Hướng dẫn gửi hàng cho hãng tàu trước thời hạn Cut-off Time. Tốt nhất  yêu cầu họ xác nhận, để đảm bảo chắc chắn họ đã nhận được hàng hóa trước thời hạn.

Dựa vào thông tin SI, bên vận chuyển sẽ gửi bản nháp vận đơn.  Cần kiểm tra kỹ lưỡng, nếu có bổ sung chỉnh sửa thì phải báo sớm với hãng tàu.  Và khi tàu xuất phát, bên vận chuyển sẽ gửi cho bạn Vận đơn gốc (Original B/L). Trường hợp chủ hàng yêu cầu yêu cầu vận đơn giao hàng bằng điện thì họ thường phải nộp thêm 1 khoản  phí Telex Fee.

Đặt booking và lấy container rỗng

Tùy theo điều khoản ký kết trong hợp đồng ngoai thương, mà việc thu xếp phương tiện và chi phí vận chuyển sẽ do người mua hoặc người bán chịu trách nhiệm.

Trường hợp xuất CIF:  thì người bán sẽ chịu trách nhiệm thu xếp và chịu chi phí vận chuyển đường biển, bạn phải chủ động liên hệ với công ty vận chuyển để ký thỏa thuận lưu khoang cho lô hàng.

Trường hợp xuất FOB: người bán chỉ cần làm xong thủ tục hải quan xuất khẩu và chuyển hàng về cảng, các thủ tục khác thì người mau sẽ chịu trách nhiệm.

Sau khi có lịch trình dự kiến về quá trình xuất khẩu, người bán cần phải khẩn trương chuẩn bị lô hàng cần xuất khẩu, kiểm tra hàng lần 2 trước khi niêm yết  đồng thời sắp xếp các chứng từ cần thiết liên quan đến lô hàng xuất khẩu.

Quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển

Bước đầu tiên trong quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển là việc ký kết hợp đồng giữa 2 bên với các điều khoản được thỏa thuận.

Sau khi hợp đồng được ký kết, người xuất khẩu sẽ tiến hành các công việc theo hợp đồng với các bước tiếp theo dưới đây.

Trường hợp 1: Không phải xin giấy phép xuất khẩu đối với những hàng hóa hoặc dịch vụ

Khi cơ quan hoặc doanh nghiệp bạn kinh doanh những mặt hàng thông thường được sự cho phép của cơ quan chủ quản hoặc các bộ chuyên ngành.

Trường hợp 2: Bắt buộc phải xin giấy phép xuất khẩu

Đối với những hàng hóa thuộc diện quản lý đặc biệt của chính phủ.

Những hàng hóa cần cấp phép xuất khẩu là những mặt hàng bị hạn chế hay xuất khẩu có điều kiện, khi kinh doanh những mặt hàng này đòi hỏi phải xin giấy phép từ các cơ quan có thẩm quyền.

Bộ hồ sơ xin giấy phép xuất khẩu bao gồm:

Hồ sơ pháp nhân của công ty (giấy đăng ký kinh doanh, mã số thuế, mã số XNK).

Một trong những nội dung quan trọng trong quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển là vấn đề thanh toán.

Những vướng mắc trong vấn đề thanh toán thường mang lại rủi ro cao cho nhà xuất khẩu. Nội dung của điều khoản thanh toán dù đã được đề cập rất rõ trong hợp đồng nhưng cũng chưa đảm bảo chắc chắn rằng rủi ro thanh toán sẽ không xảy ra. Nghiệp vụ kiểm tra xác nhận thanh toán là một trong những nghiệp vụ rất quan trọng khi tổ chức thực hiện hợp đồng ngoại thương theo những điều khoản trong hợp đồng.

Căn cứ vào hình thức thanh toán có thể tóm lược nghiệp vụ kiểm tra xác nhận thanh toán của các bạn hàng như sau:

Trường hợp 1: Thanh toán bằng tiền mặt

Khi thanh toán bằng tiền mặt đòi hỏi nhà xuất khẩu phải hoàn tất các thủ tục thanh toán để làm chứng từ kế toán.

Chứng từ quan trọng nhất để thanh toán bằng tiền mặt là hóa đơn kiêm phiếu thu tiền.

Hóa đơn thương mại hay phiếu thu tiền kiêm hóa đơn bán hàng đều là những chứng từ ghi nhận các nội dung về hàng hóa, số lượng đơn giá  và số tiền thanh toán.

Lưu ý quan trọng nhất khi thanh toán bằng tiền mặt là nhà xuất khẩu hàng hóa phải kiểm tra được chất lượng tiền và số lượng tiền.

(Ví dụ: Hóa đơn kiêm phiếu thu tiền)

Trường hợp 2: Thanh toán bằng phương thức nhờ thu

Trong trường hợp thanh toán bằng phương thức nhờ thu thì nhà xuất khẩu phải cẩn trọng hơn vì phương thức này thường không an toàn cho nhà xuất khẩu.

Khi thanh toán bằng phương thức nhờ thu nhà xuất khẩu cần phải xem xét uy tín và tiềm lực tài chính của đối tác qua các nghiệp vụ thẩm tra quốc tế, thông thường quá trình thẩm tra được tiến hành trước khi có quyết định ký hợp đồng ngoại thương với điều khoản thanh toán nhờ thu.

Chú ý: Lưu ý quan trọng nhất khi thanh toán bằng phương thức nhờ thu là nhà xuất khẩu phải thẩm định được khả năng thanh toán của nhà nhập khẩu bằng cách gửi các chứng từ liên quan như: Đơn bảo lãnh của ngân hàng, Cam kết thanh toán, Báo cáo tài chính thường niên 2 năm có kiểm toán.

Trường hợp 3: Thanh toán bằng điện chuyển tiền (T/T, TTR)

Trong trường hợp thanh toán bằng điện chuyển tiền nhà xuất khẩu thường quan tâm tới thời điểm thanh toán.

Nếu được thanh toán trước thì các nhà xuất khẩu chỉ cần kiểm tra bản fax, điện chuyển tiền của đối tác để đối chiếu với tài khoản ngoại tệ ở ngân hàng.

Trên thực tế khi nhận được giấy báo có của ngân hàng thì nhà xuất khẩu mới thực sự an tâm xuất hàng hóa và đảm bảo thanh toán được tiền hàng.

Chú ý: Để đảm báo chắc chắn nhà xuất khẩu nhận được tiền từ đối tác thì nhà xuất khẩu phải làm 2 nghiệp vụ sau:

Trường hợp 4: Thanh toán bằng thư tín dụng chứng từ (L/C)

Chú ý: Chú ý để rủi ro mà nhà xuất khẩu phải chịu là thấp nhất thì trong hợp đồng ngoại thương nhà nhập khẩu lên đàm phán để có được phương thức thanh toán bằng L/C không hủy ngang và có xác nhận.